Форма W-8BEN: Ваш повний гайд, щоб отримувати оплату зі США повністю

Якщо ви працюєте з клієнтами зі США, рано чи пізно ви отримаєте від них лист із проханням заповнити "форму W-8BEN". Для багатьох фрілансерів та самозайнятих осіб ця абревіатура звучить складно і лякаюче.

Що це за форма? Навіщо вона потрібна? Чи справді її так складно заповнити?

Не хвилюйтеся. У цій статті ми розкладемо все по поличках. Ми пояснимо, чому ця форма — ваш друг, а не ворог, і як вона допомагає вам отримувати 100% зароблених грошей.

Що таке форма W-8BEN і навіщо її заповнювати нерезиденту США?

Якщо коротко, W-8BEN — це офіційний документ Податкової служби США (IRS), за допомогою якого ви, як неамериканський громадянин, засвідчуєте дві речі:

• Ви не є податковим резидентом США.
• Ви маєте право на податкові пільги згідно з угодою про уникнення подвійного оподаткування між вашою країною та США.

Податкове законодавство США зобов'язує компанії утримувати 30% з будь-якого платежу, який вони роблять на користь іноземної особи. Це стандартна ставка податку. Однак, якщо між США та вашою країною є податкова угода, ця ставка може бути значно знижена (часто до 0% для доходу за послуги).

Таким чином, заповнюючи W-8BEN, ви ніби кажете американському клієнту: "Привіт! Я не ваш громадянин, тому не треба утримувати з мого доходу 30% податку. Ось документ, який це підтверджує, і ось номер статті в угоді, яка дає мені це право".

Часті питання про форму W-8BEN

Ми зібрали відповіді на питання, які виникають найчастіше.

Чому мій клієнт не може заповнити цю форму за мене?

Тому що W-8BEN — це юридична декларація, яку ви подаєте під страхом покарання за надання неправдивих свідчень. Ви особисто засвідчуєте свій податковий статус. Ваш клієнт чи партнер не має права робити такі заяви від вашого імені. Це якби хтось інший намагався підписати ваш паспорт — тільки ви можете підтвердити свою особу.

Які ризики, якщо я не заповню цю форму?

Основний ризик — фінансовий. Якщо ви не надасте заповнену форму W-8BEN, ваш американський клієнт буде юридично зобов'язаний утримати 30% з вашого інвойсу та перерахувати ці гроші до IRS.

Простий приклад: Ви виставили рахунок на $1000. Без форми W-8BEN ви отримаєте на свій рахунок лише $700. Решта $300 піде на податки в США, і повернути їх буде вкрай складно.

Який термін подачі форми?

Чіткого дедлайну, встановленого IRS, не існує. Правило просте: ви маєте надати форму вашому клієнту до того, як він здійснить перший платіж. Якщо ви зробите це пізніше, з перших платежів може бути утриманий податок. Тому не затягуйте — щойно отримали запит, одразу заповнюйте.

Як часто потрібно оновлювати W-8BEN? Раз на рік?

Ні, не щороку. Форма W-8BEN залишається чинною протягом трьох календарних років, починаючи з кінця року, в якому її було підписано.

Приклад: Якщо ви підписали форму 15 травня 2025 року, вона буде дійсною до 31 грудня 2028 року.

Вам потрібно буде заповнити нову форму раніше, якщо у вас змінилися дані, що впливають на ваш статус (наприклад, прізвище, адреса проживання або країна податкового резиденства).

Як правильно підписати форму? Потрібен "мокрий підпис"?

Часи, коли потрібно було друкувати, підписувати ручкою та сканувати документ, минають. Податкова служба США (IRS) дозволяє використовувати електронні підписи, якщо вони відповідають певним критеріям.

Більшість сучасних компаній та платформ приймають форми, підписані прямо в PDF-файлі. Це може бути ваш власноруч намальований підпис або просто введене друкованими літерами ваше ім'я у полі для підпису. Наш сервіс генерує PDF, який повністю підтримує цю функцію.

Що ще важливо знати?

• Не плутайте з W-8BEN-E: Якщо ви працюєте як компанія, вам потрібна інша форма — W-8BEN-E. Вона значно складніша.
• Частина II — ключ до економії: Не пропускайте другу частину форми, де ви заявляєте про право на пільги за податковою угодою. Саме вона дозволяє знизити ставку податку з 30% до 0-10%.
• Не відправляйте форму до IRS: Ви надаєте заповнену форму лише компанії, яка вам платить. Вони зберігають її у себе як підтвердження того, чому вони не утримали з вас податок.

Як бачите, форма W-8BEN — це не бюрократична перешкода, а стандартний інструмент, який захищає ваші гроші. Головне — заповнити її правильно.