Formulário W-8BEN: seu guia completo para ser pago integralmente dos EUA

Se você trabalha com clientes dos EUA, mais cedo ou mais tarde receberá uma carta deles pedindo para preencher um 'formulário W-8BEN'. Para muitos freelancers e autônomos, essa abreviação soa complicada e intimidante.

O que é este formulário? Por que é necessário? É realmente tão difícil de preencher?

Não se preocupe. Neste artigo, vamos detalhar tudo. Explicaremos por que este formulário é seu amigo, não seu inimigo, e como ele ajuda você a receber 100% do seu dinheiro ganho.

O que é o Formulário W-8BEN e por que um não residente dos EUA precisa preenchê-lo?

Resumidamente, o W-8BEN é um documento oficial do Internal Revenue Service (IRS) dos EUA com o qual você, como cidadão não americano, certifica duas coisas:

• Você не é um residente fiscal dos EUA.
• Você tem direito a benefícios fiscais sob um tratado de dupla tributação entre seu país e os EUA.

A lei tributária dos EUA exige que as empresas retenham 30% de qualquer pagamento que façam a uma pessoa estrangeira. Esta é a taxa de imposto padrão. No entanto, se houver um tratado fiscal entre os EUA e seu país, essa taxa pode ser significativamente reduzida (muitas vezes para 0% para renda de serviços).

Assim, ao preencher o W-8BEN, você está essencialmente dizendo ao seu cliente americano: 'Olá! Não sou seu cidadão, então você não precisa reter 30% de imposto da minha renda. Aqui está o documento que confirma isso, e aqui está o número do artigo do tratado que me dá esse direito.'

Perguntas Frequentes sobre o Formulário W-8BEN

Compilamos respostas para as perguntas mais comuns.

Por que meu cliente não pode preencher este formulário por mim?

Porque o W-8BEN é uma declaração legal que você envia sob pena de perjúrio. Você certifica pessoalmente seu status fiscal. Seu cliente ou parceiro não tem o direito de fazer tais declarações em seu nome. É como se outra pessoa tentasse assinar seu passaporte — somente você pode confirmar sua identidade.

Quais são os riscos se eu não preencher este formulário?

O principal risco é financeiro. Se você não fornecer um formulário W-8BEN preenchido, seu cliente dos EUA será legalmente obrigado a reter 30% de sua fatura e remeter esse dinheiro para o IRS.

Um exemplo simples: você emitiu uma fatura de $1000. Sem um formulário W-8BEN, você receberá apenas $700 em sua conta. Os $300 restantes irão para impostos nos EUA, e será extremamente difícil recuperá-los.

Qual é o prazo para enviar o formulário?

Não há um prazo específico estabelecido pelo IRS. A regra é simples: você deve fornecer o formulário ao seu cliente antes que ele faça o primeiro pagamento. Se você fizer isso mais tarde, o imposto pode ser retido dos primeiros pagamentos. Portanto, não demore — assim que receber a solicitação, preencha-o.

Com que frequência preciso atualizar o W-8BEN? Uma vez por ano?

Não, não todos os anos. O formulário W-8BEN permanece válido por três anos civis, a partir do final do ano em que foi assinado.

Exemplo: Se você assinou o formulário em 15 de maio de 2025, ele será válido até 31 de dezembro de 2028.

Você precisará preencher um novo formulário antes se suas informações que afetam seu status mudarem (por exemplo, sobrenome, endereço de residência ou país de residência fiscal).

Como assinar o formulário corretamente? É necessária uma 'assinatura manuscrita'?

Os dias de ter que imprimir, assinar com uma caneta e escanear um documento estão passando. O Internal Revenue Service (IRS) dos EUA permite o uso de assinaturas eletrônicas se elas atenderem a certos critérios.

A maioria das empresas e plataformas modernas aceita formulários assinados diretamente no arquivo PDF. Isso pode ser sua assinatura desenhada à mão ou simplesmente seu nome digitado em letras maiúsculas no campo de assinatura. Nosso serviço gera um PDF que suporta totalmente esse recurso.

O que mais é importante saber?

• Não o confunda com o W-8BEN-E: Se você opera como uma empresa, precisa de um formulário diferente — W-8BEN-E. Ele é muito mais complexo.
• A Parte II é a chave para a economia: Não pule a segunda parte do formulário onde você reivindica os benefícios do tratado fiscal. É esta parte que permite reduzir a taxa de imposto de 30% para 0-10%.
• Não envie o formulário para o IRS: Você fornece o formulário preenchido apenas para a empresa que lhe paga. Eles o guardam como prova de por que não retiveram imposto de você.

Como você pode ver, o Formulário W-8BEN não é um obstáculo burocrático, mas uma ferramenta padrão que protege seu dinheiro. O principal é preenchê-lo corretamente.