W-8BEN für Upwork & Freelancer

US-Unternehmen und Plattformen, die Personen außerhalb der USA auszahlen, benötigen oft Steuerunterlagen vor der Zahlung. Formular W-8BEN ist der übliche Weg für Einzelpersonen zu bestätigen, dass Sie keine US-Steuerpflicht haben.

Arbeit, die Sie außerhalb der Vereinigten Staaten ausführen, ist kein Einkommen aus US-Quellen, daher ist darauf keine US-Steuer einzubehalten. Ohne gültiges Formular kann der Zahlende Ihre Zahlung zurückhalten oder 24 % Backup-Quellensteuer anwenden, wenn er Sie nicht als ausländische Person dokumentieren kann.

Es bestätigt, dass Sie eine ausländische Person sind. Ein Abkommensantrag in Teil II ist nur bei Lizenzgebühren aus US-Quellen relevant.

Auszahlungen über Plattformen wie Upwork oder Fiverr sowie Honorare direkter Kunden gelten in der Regel als Vergütung für Dienstleistungen oder gewinnähnliches Einkommen — nicht als Lohn von einem US-Arbeitgeber.

Weil Sie die Arbeit außerhalb der Vereinigten Staaten ausführen, haben die Honorare keine US-Quelle und Sie brauchen keinen Vertragsartikel: Teil II bleibt leer. Ein Vertragsartikel ist in zwei Fällen relevant: Arbeit, die Sie in den Vereinigten Staaten ausführen (eine natürliche Person verwendet dann Formular 8233, nicht W-8BEN), und eine Lizenz für Ihren Code, Ihr Design oder Ihre Inhalte, die in den USA genutzt werden — das ist eine Lizenzgebühr.

Jonas Bergmann übernimmt Backend-Entwicklungsaufträge über Upwork aus seinem Homeoffice in Berlin.

2026 ist Jonas für acht Monate nach Lissabon gezogen. Auf seinem W-8BEN stand weiterhin Deutschland als Ansässigkeitsstaat, was nicht mehr stimmte. Er hatte 30 Tage Zeit, Upwork ein aktualisiertes Formular unter Manage finances › Tax information zu geben. Arbeit außerhalb der USA hat weiterhin keine US-Quelle — geändert haben sich nur Wohnsitz und Anschrift auf dem Formular.

Upwork-Einkünfte müssen unabhängig von der US-Quellensteuer beim Finanzamt angegeben werden, meist als Einkünfte aus selbstständiger oder gewerblicher Tätigkeit. Software-Entwicklung wird häufig als freiberufliche Tätigkeit eingestuft (kein Gewerbeschein nötig) — lassen Sie das im Zweifel von einem Steuerberater prüfen.

Dienstleistungen an einen Kunden außerhalb der EU (Upworks Zahlungen werden für Umsatzsteuerzwecke meist so behandelt) fallen nach der allgemeinen B2B-Ortsregel in der Regel nicht unter die deutsche Umsatzsteuer — Sie benötigen aber ggf. trotzdem eine eigene Umsatzsteuer-ID, sobald Ihr Umsatz die Kleinunternehmergrenze übersteigt.