W-8BEN für PayPal-Nutzer

PayPal und die Plattformen, die Sie damit verbinden, können Sie bitten, Steuerunterlagen vorzulegen, bevor Sie bestimmte Zahlungen erhalten oder auszahlen können. Das steht unabhängig davon, wie Sie Geld auf dem Konto ausgeben oder bewegen.

US-Steuerregeln können je nach Herkunft der Zahlung und ihrer Einordnung gelten — nicht nur deshalb, weil PayPal das Geld weiterleitet. Wenn ein Zahlungspflichtiger ein gültiges Formular benötigt und keines vorliegt, kann er den Standardsteuersatz einbehalten oder Auszahlungen einschränken, bis die richtigen Unterlagen vorliegen.

Formular W-8BEN ist für viele Nicht-US-Personen der Weg, zu bestätigen, dass sie keine US-Steuerpflichtigen sind und — wenn zutreffend — einen ermäßigten Quellensteuersatz nach einem Doppelbesteuerungsabkommen geltend zu machen. Eine korrekte Ausfüllung hilft, unnötige Einbehälte und Kontobeschränkungen zu vermeiden.

PayPal ist ein Zahlungsdienstleister — er bewegt Geld zwischen Käufern, Plattformen und Ihrem Konto. Er entscheidet nicht allein, ob Ihr Einkommen Dienstleistungen, Verkauf, Lizenzgebühren oder etwas anderes ist.

Die Art des Einkommens hängt davon ab, was Sie tun: Freelancing, Warenverkauf, Content-Einnahmen usw. Die Einordnung folgt Ihrer Tätigkeit und den Regeln des Zahlungspflichtigen, nicht dem Fakt, dass die Auszahlung über PayPal läuft.

Mit W-8BEN beschreiben Sie Ihre Situation, damit der Zahlungspflichtige die richtigen Regeln anwenden kann. Wenn Sie unsicher sind, wie Sie das Einkommen bezeichnen sollen, beantworten Sie die Fragen im Assistenten sorgfältig und holen Sie bei Bedarf steuerliche Beratung ein.

Sophie Lang gibt Online-Deutschunterricht von ihrem Heimbüro in Hannover aus und stellt Kundschaft weltweit — auch in den USA — direkt über PayPal Rechnungen, ohne eine Vermittlungsplattform.

Sophies PayPal-Konto wird außerhalb der USA geführt und hat keine US-Adresse und kein US-Bankkonto, daher hat PayPal nie ein Steuerformular verlangt, auch nicht bei mehr als 20.000 USD im Jahr. Ein US-Kunde hat vor der Zahlung ein W-8BEN verlangt; sie hat es mit leerer Part II gegeben, weil der Unterricht von Hannover aus erbracht wurde und keine US-Quelle hat.

Über PayPal erhaltenes Einkommen muss unabhängig von der US-Seite beim Finanzamt angegeben werden, meist als Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit.

Dienstleistungen an einen Kunden außerhalb der EU fallen nach der allgemeinen B2B-Ortsregel in der Regel nicht unter die deutsche Umsatzsteuer — Sie benötigen aber ggf. trotzdem eine eigene Umsatzsteuer-ID, sobald Ihr Umsatz die Kleinunternehmergrenze übersteigt. Lassen Sie das im Zweifel von einem Steuerberater prüfen.