W-8BEN für Gumroad & Lemon Squeezy

Plattformen wie Gumroad und Lemon Squeezy holen häufig Steuerunterlagen von Verkäufern ein, die keine US-Steuerpflichtigen sind. So können Regeln für Auszahlungen von US-Kunden und über US-Plattformen korrekt angewendet werden.

Je nach Kunden, Verkaufsstruktur und Plattformeinstellungen kann US-Quellensteuer auf einen Teil Ihrer Einnahmen anfallen. Fehlt ein gültiges W-8BEN, wenn es erforderlich ist, kann der Zahler vorübergehend einen höheren Standardeinbehalt vornehmen, bis Ihr Status nachgewiesen ist.

Formular W-8BEN bestätigt, dass Sie keine US-Person sind, und ermöglicht bei Berechtigung einen ermäßigten Einbehaltssatz nach einem Doppelbesteuerungsabkommen mit Ihrem Wohnsitzland. So behalten Sie oft mehr von Ihrem Umsatz als ohne eingereichtes Formular.

Meist geht es um Downloads, Vorlagen, Kurse, Abonnements oder SaaS — Einnahmen aus dem Online-Verkauf ohne physischen Versand.

Lemon Squeezy behandelt Verkäufe digitaler kreativer Inhalte an US-Käufer als Lizenzgebühren aus US-Quellen, daher beansprucht Teil II den Lizenzgebührenartikel Ihres Abkommens. Verkäufe an Käufer außerhalb der USA tragen keine US-Steuer. Zugang zu Software, die Sie außerhalb der USA hosten, ist eine Dienstleistung, keine Lizenz, und hat keine US-Quelle.

Die Einordnung kann abweichen, wenn Einkünfte eher wie Lizenz- oder Lizenzgebühren wirken. Der Assistent hilft Ihnen mit einfacher Sprache — bei Unsicherheiten fragen Sie einen Steuerberater.

Felix Ahrens verkauft ein kleines SaaS-Terminplanungstool aus Bochum. Ursprünglich rechnete er über Gumroad ab und hatte dort ein gültiges W-8BEN hinterlegt, das den deutschen Abkommenssatz auf seine Verkäufe beanspruchte. 2025 wechselte er die Abrechnung zu Lemon Squeezy für ein besseres Abo-Management, in der Annahme, seine bestehende Steuerdokumentation würde einfach übernommen, da sich an seinem Geschäft, seiner Adresse oder Ansässigkeit nichts geändert hatte.

Das war nicht der Fall. Gumroad und Lemon Squeezy sind jeweils eigene Merchants of Record und Quellensteuer-Abzugsverpflichtete, sodass ein bei dem einen hinterlegtes W-8BEN keine Wirkung beim anderen hat. Lemon Squeezy wandte auf Felix' erste Auszahlungen den Standardeinbehalt an, weil bei ihnen speziell kein Zertifikat vorlag, obwohl bei Gumroad bereits ein identisches, gültiges Zertifikat existierte. Er bemerkte es erst, als eine Auszahlung kleiner ausfiel als erwartet, und verfolgte die Ursache zum fehlenden Formular zurück.

Das Einreichen eines W-8BEN bei Gumroad oder Lemon Squeezy dokumentiert nur den Status von Felix für die US-Quellensteuer auf die Zahlungen, die die Plattform an ihn leistet — es hat nichts mit der Umsatzsteuer auf Verkäufe an Kunden in der EU zu tun.

Sowohl Gumroad als auch Lemon Squeezy fungieren bei digitalen Verkäufen an EU-Verbraucher in der Regel als „deemed supplier" für Umsatzsteuerzwecke — das heißt, die Plattform selbst zieht die EU-Umsatzsteuer für diese Transaktionen ein und führt sie ab, statt dass Felix sich in mehreren EU-Ländern registrieren und Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben müsste. Das ist ein separates System von der US-Quellensteuer und ändert nichts an Felix' eigener Pflicht, sein Brutto- oder Nettoeinkommen dem Finanzamt als Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit anzugeben, unabhängig davon, wie die Umsatzsteuer beim Verkauf behandelt wurde.