Formularz W-8BEN: Twój kompletny przewodnik, aby otrzymywać pełne wynagrodzenie z USA

Jeśli współpracujesz z klientami z USA, prędzej czy później otrzymasz od nich prośbę o wypełnienie "formularza W-8BEN". Dla wielu freelancerów i osób samozatrudnionych ten skrót brzmi skomplikowanie i onieśmielająco.

Co to za formularz? Do czego jest potrzebny? Czy naprawdę tak trudno go wypełnić?

Nie martw się. W tym artykule wszystko wyjaśnimy. Pokażemy, dlaczego ten formularz jest Twoim przyjacielem, a nie wrogiem, i jak pomaga Ci otrzymywać 100% zarobionych pieniędzy.

Co to jest formularz W-8BEN i dlaczego nierezydent USA musi go wypełniać?

W skrócie, W-8BEN to oficjalny dokument amerykańskiego urzędu skarbowego (IRS), za pomocą którego Ty, jako obywatel nieamerykański, poświadczasz dwie rzeczy:

• Nie jesteś rezydentem podatkowym USA.
• Masz prawo do ulg podatkowych na mocy umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między Twoim krajem a USA.

Amerykańskie prawo podatkowe zobowiązuje firmy do potrącania 30% z każdej płatności dokonywanej na rzecz osoby zagranicznej. Jest to standardowa stawka podatkowa. Jednakże, jeśli między USA a Twoim krajem istnieje umowa podatkowa, stawka ta może być znacznie obniżona (często do 0% w przypadku dochodów z usług).

Wypełniając W-8BEN, mówisz swojemu amerykańskiemu klientowi: "Cześć! Nie jestem waszym obywatelem, więc nie musicie potrącać 30% podatku z mojego dochodu. Oto dokument, który to potwierdza, a oto numer artykułu w umowie, który daje mi to prawo."

Często zadawane pytania dotyczące formularza W-8BEN

Zebraliśmy odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania.

Dlaczego mój klient не może wypełnić tego formularza za mnie?

Ponieważ W-8BEN to oświadczenie prawne, które składasz pod groźbą kary za składanie fałszywych zeznań. Osobiście poświadczasz swój status podatkowy. Twój klient lub partner nie ma prawa składać takich oświadczeń w Twoim imieniu. To tak, jakby ktoś inny próbował podpisać Twój paszport — tylko Ty możesz potwierdzić swoją tożsamość.

Jakie są ryzyka, jeśli nie wypełnię tego formularza?

Główne ryzyko jest finansowe. Jeśli nie dostarczysz wypełnionego formularza W-8BEN, Twój amerykański klient będzie prawnie zobowiązany do potrącenia 30% z Twojej faktury i przekazania tych pieniędzy do IRS.

Prosty przykład: Wystawiłeś fakturę na 1000 USD. Bez formularza W-8BEN otrzymasz na swoje konto tylko 700 USD. Pozostałe 300 USD pójdzie na podatki w USA i odzyskanie ich będzie niezwykle trudne.

Jaki jest termin składania formularza?

Nie ma konkretnego terminu wyznaczonego przez IRS. Zasada jest prosta: musisz dostarczyć formularz swojemu klientowi przed dokonaniem przez niego pierwszej płatności. Jeśli zrobisz to później, z pierwszych płatności może zostać potrącony podatek. Więc nie zwlekaj — jak tylko otrzymasz prośbę, od razu wypełniaj.

Jak często trzeba aktualizować W-8BEN? Raz w roku?

Nie, nie co roku. Formularz W-8BEN pozostaje ważny przez trzy lata kalendarzowe, licząc od końca roku, w którym został podpisany.

Przykład: Jeśli podpisałeś formularz 15 maja 2025 roku, będzie on ważny do 31 grudnia 2028 roku.

Będziesz musiał wypełnić nowy formularz wcześniej, jeśli zmienią się Twoje dane wpływające na Twój status (np. nazwisko, adres zamieszkania lub kraj rezydencji podatkowej).

Jak prawidłowo podpisać formularz? Czy potrzebny jest "podpis odręczny"?

Czasy, kiedy trzeba było drukować, podpisywać długopisem i skanować dokument, mijają. Amerykański urząd skarbowy (IRS) zezwala na używanie podpisów elektronicznych, jeśli spełniają one określone kryteria.

Większość nowoczesnych firm i platform akceptuje formularze podpisane bezpośrednio w pliku PDF. Może to być Twój odręcznie narysowany podpis lub po prostu wpisane drukowanymi literami Twoje imię i nazwisko w polu na podpis. Nasz serwis generuje plik PDF, który w pełni obsługuje tę funkcję.

Co jeszcze warto wiedzieć?

• Nie mylić z W-8BEN-E: Jeśli działasz jako firma, potrzebujesz innego formularza — W-8BEN-E. Jest on znacznie bardziej skomplikowany.
• Część II — klucz do oszczędności: Nie pomijaj drugiej części formularza, w której ubiegasz się o ulgi podatkowe na mocy umowy podatkowej. To właśnie ona pozwala obniżyć stawkę podatku z 30% do 0-10%.
• Nie wysyłaj formularza do IRS: Wypełniony formularz dostarczasz tylko firmie, która Ci płaci. Przechowują go u siebie jako dowód, dlaczego не potrącili od Ciebie podatku.

Jak widać, formularz W-8BEN to nie biurokratyczna przeszkoda, ale standardowe narzędzie, które chroni Twoje pieniądze. Najważniejsze, to wypełnić go prawidłowo.