Formularul W-8BEN: Ghidul dvs. complet pentru a fi plătit integral din SUA

Dacă lucrați cu clienți din SUA, mai devreme sau mai târziu veți primi o scrisoare de la ei în care vi se va cere să completați un „formular W-8BEN”. Pentru mulți liber-profesioniști și persoane fizice autorizate, această abreviere sună complicat și intimidant.

Ce este acest formular? De ce este necesar? Este chiar atât de greu de completat?

Nu vă faceți griji. În acest articol, vom explica totul. Vom explica de ce acest formular este prietenul dvs., nu dușmanul, și cum vă ajută să primiți 100% din banii câștigați.

Ce este Formularul W-8BEN și de ce trebuie să-l completeze un nerezident al SUA?

Pe scurt, W-8BEN este un document oficial al Serviciului Fiscal Intern (IRS) al SUA cu care dvs., ca cetățean non-american, certificați două lucruri:

• Nu sunteți rezident fiscal al SUA.
• Aveți dreptul la beneficii fiscale în temeiul unui tratat de dublă impunere între țara dvs. și SUA.

Legea fiscală din SUA obligă companiile să rețină 30% din orice plată pe care o fac către o persoană străină. Aceasta este cota de impozitare standard. Cu toate acestea, dacă există un tratat fiscal între SUA și țara dvs., această cotă poate fi redusă semnificativ (adesea la 0% pentru veniturile din servicii).

Astfel, prin completarea W-8BEN, îi spuneți, în esență, clientului dvs. american: „Bună! Nu sunt cetățeanul vostru, așa că nu trebuie să rețineți 30% impozit din venitul meu. Iată documentul care confirmă acest lucru și iată numărul articolului din tratat care îmi dă acest drept.”

Întrebări Frecvente despre Formularul W-8BEN

Am adunat răspunsuri la cele mai frecvente întrebări.

De ce nu poate clientul meu să completeze acest formular pentru mine?

Deoarece W-8BEN este o declarație legală pe care o depuneți sub sancțiunea sperjurului. Dvs. personal vă certificați statutul fiscal. Clientul sau partenerul dvs. nu are dreptul să facă astfel de declarații în numele dvs. Este ca și cum altcineva ar încerca să vă semneze pașaportul — doar dvs. vă puteți confirma identitatea.

Care sunt riscurile dacă nu completez acest formular?

Principalul risc este financiar. Dacă nu furnizați un formular W-8BEN completat, clientul dvs. din SUA va fi obligat legal să rețină 30% din factura dvs. și să remită acei bani către IRS.

Un exemplu simplu: ați emis o factură de 1000 USD. Fără un formular W-8BEN, veți primi doar 700 USD în contul dvs. Restul de 300 USD vor merge la impozite în SUA și va fi extrem de dificil să-i recuperați.

Care este termenul limită pentru depunerea formularului?

Nu există un termen limită specific stabilit de IRS. Regula este simplă: trebuie să furnizați formularul clientului dvs. înainte ca acesta să efectueze prima plată. Dacă o faceți mai târziu, impozitul poate fi reținut din primele plăți. Așa că nu amânați — de îndată ce primiți solicitarea, completați-l.

Cât de des trebuie să actualizez W-8BEN? O dată pe an?

Nu, nu în fiecare an. Formularul W-8BEN rămâne valabil timp de trei ani calendaristici, începând de la sfârșitul anului în care a fost semnat.

Exemplu: Dacă ați semnat formularul pe 15 mai 2025, acesta va fi valabil până la 31 decembrie 2028.

Va trebui să completați un nou formular mai devreme dacă informațiile dvs. care afectează statutul se modifică (de exemplu, numele de familie, adresa de reședință sau țara de rezidență fiscală).

Cum semnez corect formularul? Este necesară o 'semnătură umedă'?

Zilele în care trebuia să imprimați, să semnați cu un pix și să scanați un document se apropie de sfârșit. Serviciul Fiscal Intern (IRS) al SUA permite utilizarea semnăturilor electronice dacă acestea îndeplinesc anumite criterii.

Majoritatea companiilor și platformelor moderne acceptă formulare semnate direct în fișierul PDF. Acesta poate fi semnătura dvs. desenată de mână sau pur și simplu numele dvs. tastat cu majuscule în câmpul de semnătură. Serviciul nostru generează un PDF care acceptă pe deplin această funcționalitate.

Ce altceva este important de știut?

• Nu-l confundați cu W-8BEN-E: Dacă operați ca o companie, aveți nevoie de un formular diferit — W-8BEN-E. Este mult mai complex.
• Partea a II-a este cheia economiilor: Nu săriți peste partea a doua a formularului unde revendicați beneficiile tratatului fiscal. Această parte este cea care vă permite să reduceți cota de impozitare de la 30% la 0-10%.
• Nu trimiteți formularul la IRS: Furnizați formularul completat doar companiei care vă plătește. Ei îl păstrează ca dovadă a motivului pentru care nu au reținut impozit de la dvs.

După cum puteți vedea, Formularul W-8BEN nu este un obstacol birocratic, ci un instrument standard care vă protejează banii. Principalul lucru este să-l completați corect.