W-8BEN pentru Upwork și freelanceri

Companiile și platformele din SUA care plătesc persoane din afara țării au adesea nevoie de documentație fiscală înainte de plată. Formularul W-8BEN este modul standard pentru o persoană fizică de a confirma că nu ești contribuabil în SUA și, când se aplică, de a solicita o cotă redusă de reținere la sursă conform unui tratat fiscal.

Dacă nu prezinți un formular valabil când este cerut, plătitorul poate aplica regulile implicite de reținere. În unele situații asta poate însemna rețineri de până la 30% până la depunerea documentației corecte.

Completarea W-8BEN ajută la confirmarea statutului de nerezident și, când ai dreptul, la susținerea beneficiilor tratatului astfel încât să se aplice cota corectă.

Plățile de pe platforme precum Upwork sau Fiverr și onorariile de la clienți direcți sunt de obicei tratate ca plată pentru servicii sau venit de natură antreprenorială — nu ca salariu de la un angajator din SUA.

În multe tratate ale SUA, astfel de venituri intră adesea sub regulile privind „profitul întreprinderii” (de exemplu articolul 7 în multe tratate). Articolul și cota exactă depind de țara de rezidență și de prezența fiscală în SUA.

Dacă ai birou, angajați sau operațiuni în SUA, beneficiile tratatului pot fi limitate. Asistentul nostru te ajută să descrii situația în limba simplă — confirmă cu un specialist fiscal dacă e nevoie.

Andrei Dumitrescu realizează proiecte de montaj video pentru clienți internaționali prin Upwork, din biroul său din Cluj-Napoca. Fără un W-8BEN valid, Upwork reținea 30% implicit din plățile clasificate ca venit din surse americane — 2.250 RON reținuți dintr-o lună de 7.500 RON, înainte ca restul să ajungă în cont.

După depunerea W-8BEN, indicarea României ca țară de rezidență fiscală și citarea Articolului 7 (profituri ale întreprinderilor, fără sediu permanent în SUA), Upwork aplică acum 0% reținere americană pe aceleași plăți. Situația sa fiscală în România nu se schimbă.

W-8BEN privește doar reținerea din SUA — nu te scutește de impozitare în România. Veniturile de pe Upwork trebuie declarate la ANAF indiferent de reținerea americană, de regulă ca persoană fizică autorizată (PFA).

Serviciile facturate unui client din afara UE (plățile Upwork sunt de obicei tratate astfel din perspectiva TVA) sunt de regulă în afara sferei de TVA românești conform regulii generale B2B — dar înregistrarea proprie ca plătitor de TVA poate fi totuși necesară după depășirea plafonului de venituri. Confirmă situația cu un contabil.