ITIN för W-8BEN: när du behöver det och när inte

Om en amerikansk kund, marknadsplats eller plattform bett om skattedokument kan du ha sett referenser till ITIN — ett Individual Taxpayer Identification Number utfärdat av IRS. Sökresultat och forum antyder ofta att varje icke-amerikansk person behöver ett innan Form W-8BEN fylls i. I praktiken stämmer det sällan.

De flesta utländska personer som får inkomst från amerikansk källa — frilansarvoden, royalties, utdelningar eller plattformsutbetalningar — kan fylla i W-8BEN med sitt hemlands skatteidentifikationsnummer på rad 6. ITIN är ett amerikanskt nummer, inte en ersättning för ditt utländska TIN, och du ansöker i regel bara när du har en specifik amerikansk deklarationsskyldighet eller när formuläranvisningar och betalarens regler kräver ett amerikanskt TIN för dina omständigheter.

Denna guide förklarar vad ITIN är, när du behöver det för W-8BEN, när ditt utländska TIN räcker och hur du ansöker om du verkligen behöver ett amerikanskt nummer. Den klargör också hur ITIN passar på raderna 5 och 6 i individformuläret och när enheter använder W-8BEN-E. Sidan är allmän information om hur man fyller i W-8BEN och ersätter inte individuell skatte- eller juridisk rådgivning.

Känner du redan till ditt utländska TIN och vill slutföra certifikatet? Fyll i W-8BEN online med W8GetEasy-guiden (5 $, betalningsklar PDF på minuter).

Vad är ett ITIN?

Ett ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) är ett niosiffrigt nummer för skattehantering som utfärdas av US Internal Revenue Service till personer som inte är berättigade till Social Security Number (SSN) men som behöver ett amerikanskt skatteidentifikationsnummer för federala skatteändamål. ITIN börjar alltid med 9 och använder samma 9XX-XX-XXXX-format som SSN, men är inte arbetstillstånd och ändrar inte ditt immigrationsstatus.

• Vem utfärdar det: IRS, efter att du skickat in Form W-7 (Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number) med stödjande identitetshandlingar.
• Vem behöver det vanligtvis: Icke-amerikanska personer som måste lämna en federal skattedeklaration i USA, begära amerikansk skatteåterbäring eller uppfylla annan IRS-regel som kräver amerikanskt TIN — även om de inte är bosatta i USA.
• Vad det inte är: ITIN är inte ett utländskt skatte-ID, inte ett företagsregistreringsnummer och inte tillstånd att arbeta i USA. Det finns för amerikansk skatteadministration.
• Koppling till W-8BEN: På Form W-8BEN hör ett amerikanskt TIN — inklusive ITIN om du har ett — till rad 5. Ditt hemlands skatte-ID hör till rad 6. De flesta nya W-8BEN-utfyllare utomlands fyller i rad 6 och lämnar rad 5 tom.
• Officiell källa: Aktuella regler och W-7-ansökan finns på IRS ITIN-sidan.

Att förväxla ITIN med ditt utländska TIN är ett av de vanligaste identifieringsmisstagen på W-8BEN. Ditt svenska personnummer är det rad 6 efterfrågar — de flesta amerikanska betalare accepterar det. ITIN är bara relevant om du redan har ett amerikanskt nummer eller om anvisningar för din situation säger att du måste skaffa ett.

För genomgång rad för rad om var varje nummer hör hemma, se Så fyller du i W-8BEN Del I. Om andra TIN-fel som utlöser avvisningar: 7 vanliga W-8BEN-misstag.

När du behöver ITIN för W-8BEN

Du behöver ITIN för W-8BEN bara i ett smalt antal situationer. Formuläret kräver inte att varje utländsk person har ett amerikanskt nummer. Rad 5 är villkorlig: ange amerikanskt TIN endast om du fått ett och anvisningarna kräver det. Många betalare accepterar W-8BEN med giltigt utländskt TIN på rad 6 och tom rad 5 — även för förmåner enligt det svensk-amerikanska skatteavtalet.

• Du har redan ITIN: Om IRS tidigare utfärdat ITIN till dig, ange det på rad 5 när formuläret frågar efter amerikanskt TIN. Sätt det inte också på rad 6 om inte anvisningarna uttryckligen säger det.
• IRS-anvisningar kräver amerikanskt TIN: Vissa avtalspositioner eller källskattescenarier i aktuella IRS-formuläranvisningar kan kräva amerikanskt TIN innan en reducerad sats kan tillämpas. Läs anvisningarna för den formulärrevision din betalare accepterar före signering.
• Din betalare kräver amerikanskt TIN: Vissa plattformar avvisar certifikat utan amerikanskt nummer även när IRS-anvisningar skulle tillåta utländskt TIN. Kontrollera din källskatteagents hjälpartikel.
• Du måste lämna skattedeklaration i USA: Om du har deklarationsskyldighet i USA — för att rapportera inkomst från amerikansk källa eller begära återbäring — behöver du vanligtvis ITIN eller SSN. Det är skilt från rutinmässig W-8BEN-onboarding för plattformsutbetalningar.

När du inte behöver ITIN

Om du är en icke-amerikansk person som får betalningar från amerikansk källa och aldrig fått amerikanskt TIN, behöver du vanligtvis inte ansöka om ITIN innan du skickar in W-8BEN. Ange ditt utländska skatteidentifikationsnummer på rad 6 och lämna rad 5 tom om du inte redan har ett amerikanskt nummer.

Detta är den normala vägen för frilansare, kreatörer och konsulter utomlands som intygar utländsk status och gör avtalsanspråk med personnumret. Om ditt enda mål är källskattedokumentation — och du inte har någon deklaration att lämna i USA — behöver du vanligtvis inte ITIN. Stora plattformar frågar efter utländskt skatte-ID i skatteinställningar och kräver sällan ITIN före första utbetalningen om inte deras policy uttryckligen säger det.

Så ansöker du om ITIN

Om du fastställt att du verkligen behöver ITIN — för att du måste lämna deklaration i USA, begära återbäring eller uppfylla betalar- eller anvisningskrav — är ansökan Form W-7. Handläggningstider varierar; planera i förväg om en deadline beror på numret på W-8BEN rad 5.

• Steg 1 — Bekräfta att du behöver W-7: Granska Form W-7-anvisningar. Om W-8BEN rad 6 med utländskt TIN tillfredsställer din betalare kanske du inte behöver detta steg.
• Steg 2 — Fyll i och skicka Form W-7: Ange ansökningsorsak, identitetsuppgifter som matchar passet och stödjande dokument enligt IRS-regler. Skicka paketet per post eller använd IRS-auktoriserad Certifying Acceptance Agent.
• Steg 3 — Ange ITIN på W-8BEN rad 5: Efter att IRS tilldelat numret per post, ange det på rad 5 endast om det krävs. Skicka inte W-8BEN till IRS — endast till din betalare.
• Steg 4 — Förnya vid utgång: ITIN som inte använts i amerikansk skattedeklaration under en viss period kan upphöra. Kontrollera aktuell IRS-förnyelsevägledning innan du återanvänder ett gammalt nummer.

Var ITIN hör hemma på W-8BEN: rad 5 vs rad 6

Form W-8BEN separerar medvetet amerikansk och utländsk skatteidentifikation. Rad 5 är för amerikanskt skatteidentifikationsnummer — SSN eller ITIN — endast om du har ett. Rad 6 är för ditt utländska skatteidentifikationsnummer. Att byta plats eller lämna båda tomma när nummer krävs är vanliga avvisningsorsaker. Enheter som betalas som företag lämnar in W-8BEN-E — med EIN eller utländskt enhets-TIN, inte individuellt ITIN på W-8BEN.

Namnet på rad 1 måste matcha det skatte-ID du anger. Om du fick ITIN för år sedan vid engångsdeklaration i USA kan du ange det på rad 5 samtidigt som du anger aktuellt utländskt TIN på rad 6. Om du aldrig haft amerikanskt nummer räcker rad 6 ensam. Läs W-8BEN Del I-guiden rad för rad om medborgarskap, adress och födelsedatum som måste vara konsekventa med TIN-uppgifterna.

• Rad 5 (amerikanskt TIN): SSN eller ITIN endast om utfärdat och anvisningar kräver det. Tomt är normalt för de flesta utländska frilansare.
• Rad 6 (utländskt TIN): Ditt hemlands skatte-ID — identifieraren ditt land tilldelar personer för inkomstskatt, t.ex. personnummer.
• Byt aldrig rader: Att sätta utländskt ID på rad 5 eller ITIN på rad 6 utan anvisning är en vanlig avvisningsorsak. Se vanliga W-8BEN-misstag.

Relaterade guider

När du vet om du behöver ITIN hjälper dessa sidor dig slutföra resten av källskattecertifikatet:

• Del I-fält: Så fyller du i W-8BEN Del I för namn, adress, TIN och födelsedatum.
• Undvik avvisningar: 7 vanliga W-8BEN-misstag inklusive fel TIN-typ.
• Fyll i online: Generera W-8BEN online (5 $) med guidade tips för rad 5 och 6.

Vanliga frågor: ITIN och W-8BEN

För de flesta icke-amerikanska personer är svaret på «Behöver jag ITIN för W-8BEN?» nej — ditt utländska skatte-ID på rad 6 räcker när anvisningar och betalare accepterar det. Reservera ITIN-ansökan för när du redan har amerikanskt nummer, måste uppfylla deklarationsskyldighet i USA eller möter betalarregel som kräver amerikanskt TIN. Håll rad 5 och 6 rätt och använd Del II vid avtalslättnad. Artikeln är allmän utbildning och ersätter inte råd från kvalificerad skatterådgivare.