W-8BEN Formu: ABD'den tam ödeme almak için eksiksiz rehberiniz

ABD'den müşterilerle çalışıyorsanız, er ya da geç onlardan bir 'W-8BEN formu' doldurmanızı isteyen bir mektup alacaksınız. Birçok serbest çalışan ve serbest meslek sahibi için bu kısaltma karmaşık ve ürkütücü geliyor.

Bu form nedir? Neden gereklidir? Doldurması gerçekten bu kadar zor mu?

Endişelenmeyin. Bu makalede her şeyi açıklayacağız. Bu formun neden düşmanınız değil, dostunuz olduğunu ve kazandığınız paranın %100'ünü almanıza nasıl yardımcı olduğunu açıklayacağız.

W-8BEN Formu nedir ve neden bir ABD dışı yerleşik doldurmalıdır?

Kısacası, W-8BEN, ABD İç Gelir Servisi'nin (IRS) resmi bir belgesidir ve siz, ABD vatandaşı olmayan biri olarak iki şeyi onaylarsınız:

• ABD vergi mükellefi değilsiniz.
• Ülkeniz ile ABD arasındaki bir çifte vergilendirme anlaşması uyarınca vergi avantajlarına hak kazanırsınız.

ABD vergi yasası, şirketlerin yabancı bir kişiye yaptıkları herhangi bir ödemeden %30 kesinti yapmalarını gerektirir. Bu standart vergi oranıdır. Ancak, ABD ile ülkeniz arasında bir vergi anlaşması varsa, bu oran önemli ölçüde düşürülebilir (genellikle hizmetlerden elde edilen gelir için %0'a kadar).

Böylece, W-8BEN'i doldurarak, aslında Amerikalı müşterinize şöyle dersiniz: 'Merhaba! Ben sizin vatandaşınız değilim, bu yüzden gelirimden %30 vergi kesintisi yapmanıza gerek yok. İşte bunu onaylayan belge ve işte bana bu hakkı veren anlaşma maddesi numarası.'

W-8BEN Formu Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

En yaygın soruların yanıtlarını derledik.

Müşterim bu formu benim yerime neden dolduramaz?

Çünkü W-8BEN, yalan yere yemin cezası altında sunduğunuz yasal bir beyandır. Vergi durumunuzu kişisel olarak onaylarsınız. Müşteriniz veya ortağınız sizin adınıza böyle beyanlarda bulunma hakkına sahip değildir. Bu, başka birinin pasaportunuzu imzalamaya çalışması gibidir—sadece siz kimliğinizi onaylayabilirsiniz.

Bu formu doldurmazsam riskler nelerdir?

Ana risk finansaldır. Doldurulmuş bir W-8BEN formu sağlamazsanız, ABD'li müşteriniz faturanızın %30'unu yasal olarak kesmek ve o parayı IRS'ye göndermekle yükümlü olacaktır.

Basit bir örnek: 1000 dolarlık bir fatura düzenlediniz. W-8BEN formu olmadan, hesabınıza sadece 700 dolar alacaksınız. Kalan 300 dolar ABD'de vergilere gidecek ve geri almak son derece zor olacaktır.

Formu göndermek için son tarih nedir?

IRS tarafından belirlenmiş belirli bir son tarih yoktur. Kural basittir: formu ilk ödemeyi yapmadan önce müşterinize sağlamalısınız. Daha sonra yaparsanız, ilk ödemelerden vergi kesilebilir. Bu yüzden gecikmeyin—isteği alır almaz doldurun.

W-8BEN'i ne sıklıkla güncellemem gerekiyor? Yılda bir kez mi?

Hayır, her yıl değil. W-8BEN formu, imzalandığı yılın sonundan itibaren üç takvim yılı boyunca geçerli kalır.

Örnek: Formu 15 Mayıs 2025'te imzaladıysanız, 31 Aralık 2028'e kadar geçerli olacaktır.

Durumunuzu etkileyen bilgileriniz değişirse (örneğin, soyadı, ikamet adresi veya vergi mükellefiyeti ülkesi) daha erken yeni bir form doldurmanız gerekecektir.

Formu nasıl doğru bir şekilde imzalarım? 'Islak imza' gerekli mi?

Bir belgeyi yazdırma, kalemle imzalama ve tarama günleri geçiyor. ABD İç Gelir Servisi (IRS), belirli kriterleri karşılamaları halinde elektronik imzaların kullanılmasına izin vermektedir.

Çoğu modern şirket ve platform, doğrudan PDF dosyasında imzalanan formları kabul eder. Bu, elle çizilmiş imzanız veya imza alanına büyük harflerle yazılmış adınız olabilir. Hizmetimiz bu özelliği tam olarak destekleyen bir PDF oluşturur.

Başka ne bilmek önemli?

• W-8BEN-E ile karıştırmayın: Bir şirket olarak faaliyet gösteriyorsanız, farklı bir forma ihtiyacınız var—W-8BEN-E. Çok daha karmaşıktır.
• Bölüm II tasarrufun anahtarıdır: Vergi anlaşması avantajlarını talep ettiğiniz formun ikinci bölümünü atlamayın. Vergi oranını %30'dan %0-10'a düşürmenizi sağlayan bu bölümdür.
• Formu IRS'ye göndermeyin: Doldurulmuş formu yalnızca size ödeme yapan şirkete sağlarsınız. Onlar, sizden neden vergi kesintisi yapmadıklarının kanıtı olarak saklarlar.

Gördüğünüz gibi, W-8BEN Formu bürokratik bir engel değil, paranızı koruyan standart bir araçtır. Önemli olan doğru bir şekilde doldurmaktır.