Formulaire W-8BEN : votre guide complet pour être payé intégralement depuis les États-Unis

Si vous travaillez avec des clients des États-Unis, tôt ou tard, vous recevrez une lettre de leur part vous demandant de remplir un « formulaire W-8BEN ». Pour de nombreux freelances et auto-entrepreneurs, cette abréviation semble compliquée et intimidante.

Qu'est-ce que ce formulaire ? À quoi sert-il ? Est-il vraiment si difficile à remplir ?

Ne vous inquiétez pas. Dans cet article, nous allons tout décomposer. Nous expliquerons pourquoi ce formulaire est votre ami, pas votre ennemi, et comment il vous aide à recevoir 100 % de votre argent durement gagné.

Qu'est-ce que le formulaire W-8BEN et pourquoi un non-résident américain doit-il le remplir ?

En bref, le W-8BEN est un document officiel de l'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis avec lequel vous, en tant que citoyen non américain, certifiez deux choses :

• Vous n'êtes pas un résident fiscal américain.
• Vous avez droit à des avantages fiscaux en vertu d'une convention de double imposition entre votre pays et les États-Unis.

La loi fiscale américaine exige que les entreprises retiennent 30 % de tout paiement effectué à une personne étrangère. C'est le taux d'imposition standard. Cependant, s'il existe une convention fiscale entre les États-Unis et votre pays, ce taux peut être considérablement réduit (souvent à 0 % pour les revenus de services).

Ainsi, en remplissant le W-8BEN, vous dites essentiellement à votre client américain : « Bonjour ! Je ne suis pas votre citoyen, donc vous n'avez pas besoin de retenir 30 % d'impôt sur mon revenu. Voici le document qui le confirme, et voici le numéro de l'article de la convention qui me donne ce droit. »

Foire aux questions sur le formulaire W-8BEN

Nous avons compilé les réponses aux questions les plus courantes.

Pourquoi mon client ne peut-il pas remplir ce formulaire pour moi ?

Parce que le W-8BEN est une déclaration légale que vous soumettez sous peine de parjure. Vous certifiez personnellement votre statut fiscal. Votre client ou partenaire n'a pas le droit de faire de telles déclarations en votre nom. C'est comme si quelqu'un d'autre essayait de signer votre passeport — vous seul pouvez confirmer votre identité.

Quels sont les risques si je ne remplis pas ce formulaire ?

Le principal risque est financier. Si vous ne fournissez pas un formulaire W-8BEN rempli, votre client américain sera légalement obligé de retenir 30 % de votre facture et de verser cet argent à l'IRS.

Un exemple simple : vous avez émis une facture de 1000 $. Sans formulaire W-8BEN, vous ne recevrez que 700 $ sur votre compte. Les 300 $ restants iront aux impôts aux États-Unis, et il sera extrêmement difficile de les récupérer.

Quelle est la date limite pour soumettre le formulaire ?

Il n'y a pas de date limite spécifique fixée par l'IRS. La règle est simple : vous devez fournir le formulaire à votre client avant qu'il n'effectue le premier paiement. Si vous le faites plus tard, l'impôt peut être retenu sur les premiers paiements. Ne tardez donc pas — dès que vous recevez la demande, remplissez-le.

À quelle fréquence dois-je mettre à jour le W-8BEN ? Une fois par an ?

Non, pas chaque année. Le formulaire W-8BEN reste valide pendant trois années civiles, à compter de la fin de l'année au cours de laquelle il a été signé.

Exemple : Si vous avez signé le formulaire le 15 mai 2025, il sera valide jusqu'au 31 décembre 2028.

Vous devrez remplir un nouveau formulaire plus tôt si vos informations affectant votre statut changent (par exemple, nom de famille, adresse de résidence ou pays de résidence fiscale).

Comment signer correctement le formulaire ? Une signature « manuscrite » est-elle requise ?

L'époque où il fallait imprimer, signer avec un stylo et numériser un document est révolue. L'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis autorise l'utilisation de signatures électroniques si elles répondent à certains critères.

La plupart des entreprises et plateformes modernes acceptent les formulaires signés directement dans le fichier PDF. Il peut s'agir de votre signature manuscrite ou simplement de votre nom tapé en lettres majuscules dans le champ de signature. Notre service génère un PDF qui prend entièrement en charge cette fonctionnalité.

Que faut-il savoir d'autre ?

• Ne le confondez pas avec le W-8BEN-E : Si vous opérez en tant qu'entreprise, vous avez besoin d'un formulaire différent — W-8BEN-E. Il est beaucoup plus complexe.
• La partie II est la clé des économies : Ne sautez pas la deuxième partie du formulaire où vous demandez les avantages de la convention fiscale. C'est cette partie qui vous permet de réduire le taux d'imposition de 30 % à 0-10 %.
• N'envoyez pas le formulaire à l'IRS : Vous ne fournissez le formulaire rempli qu'à l'entreprise qui vous paie. Elle le conserve comme preuve de la raison pour laquelle elle n'a pas retenu d'impôt sur vous.

Comme vous pouvez le voir, le formulaire W-8BEN n'est pas un obstacle bureaucratique, mais un outil standard qui protège votre argent. L'essentiel est de le remplir correctement.