Formular W-8BEN: Ihr vollständiger Leitfaden, um Zahlungen aus den USA vollständig zu erhalten

Wenn Sie mit Kunden aus den USA arbeiten, werden Sie früher oder später eine E-Mail von ihnen erhalten, in der Sie gebeten werden, ein „Formular W-8BEN“ auszufüllen. Für viele Freiberufler und Selbstständige klingt diese Abkürzung kompliziert und einschüchternd.

Was ist dieses Formular? Wofür wird es benötigt? Ist es wirklich so schwer auszufüllen?

Keine Sorge. In diesem Artikel werden wir alles aufschlüsseln. Wir erklären, warum dieses Formular Ihr Freund und nicht Ihr Feind ist und wie es Ihnen hilft, 100% Ihres verdienten Geldes zu erhalten.

Was ist das Formular W-8BEN und warum muss es ein Nicht-US-Bürger ausfüllen?

Kurz gesagt, W-8BEN ist ein offizielles Dokument des US-amerikanischen Internal Revenue Service (IRS), mit dem Sie als Nicht-US-Bürger zwei Dinge bescheinigen:

• Sie sind kein US-Steuerinländer.
• Sie haben Anspruch auf Steuervorteile im Rahmen eines Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Ihrem Land und den USA.

Das US-Steuerrecht verpflichtet Unternehmen, 30% von jeder Zahlung an eine ausländische Person einzubehalten. Dies ist der Standardsteuersatz. Wenn jedoch ein Steuerabkommen zwischen den USA und Ihrem Land besteht, kann dieser Satz erheblich reduziert werden (oft auf 0% für Einkünfte aus Dienstleistungen).

Indem Sie W-8BEN ausfüllen, sagen Sie Ihrem amerikanischen Kunden im Wesentlichen: „Hallo! Ich bin kein Ihr Bürger, also brauchen Sie keine 30% Steuer von meinem Einkommen einzubehalten. Hier ist das Dokument, das dies bestätigt, und hier ist die Artikelnummer des Abkommens, die mir dieses Recht gibt.“

Häufig gestellte Fragen zum Formular W-8BEN

Wir haben Antworten auf die häufigsten Fragen zusammengestellt.

Warum kann mein Kunde dieses Formular nicht für mich ausfüllen?

Weil W-8BEN eine eidesstattliche Erklärung ist, die Sie unter Strafe des Meineids abgeben. Sie bescheinigen persönlich Ihren Steuerstatus. Ihr Kunde oder Partner hat nicht das Recht, solche Erklärungen in Ihrem Namen abzugeben. Das ist so, als ob jemand anderes versucht, Ihren Pass zu unterschreiben – nur Sie können Ihre Identität bestätigen.

Welche Risiken bestehen, wenn ich dieses Formular nicht ausfülle?

Das Hauptrisiko ist finanzieller Natur. Wenn Sie kein ausgefülltes W-8BEN-Formular vorlegen, ist Ihr US-Kunde gesetzlich verpflichtet, 30% Ihrer Rechnung einzubehalten und dieses Geld an die IRS abzuführen.

Ein einfaches Beispiel: Sie haben eine Rechnung über 1000 US-Dollar ausgestellt. Ohne ein W-8BEN-Formular erhalten Sie nur 700 US-Dollar auf Ihr Konto. Die restlichen 300 US-Dollar gehen an Steuern in den USA, und es wird äußerst schwierig sein, dieses Geld zurückzubekommen.

Was ist die Frist für die Einreichung des Formulars?

Es gibt keine spezifische Frist, die von der IRS festgelegt wurde. Die Regel ist einfach: Sie müssen das Formular Ihrem Kunden vor der ersten Zahlung vorlegen. Wenn Sie dies später tun, kann von den ersten Zahlungen eine Steuer einbehalten werden. Zögern Sie also nicht – füllen Sie es aus, sobald Sie die Anfrage erhalten.

Wie oft muss ich W-8BEN aktualisieren? Einmal im Jahr?

Nein, nicht jedes Jahr. Das Formular W-8BEN bleibt drei Kalenderjahre gültig, beginnend am Ende des Jahres, in dem es unterzeichnet wurde.

Beispiel: Wenn Sie das Formular am 15. Mai 2025 unterzeichnet haben, ist es bis zum 31. Dezember 2028 gültig.

Sie müssen ein neues Formular früher ausfüllen, wenn sich Ihre Informationen, die Ihren Status beeinflussen, ändern (z.B. Nachname, Wohnadresse oder Land des Steuerwohnsitzes).

Wie unterschreibe ich das Formular richtig? Ist eine 'nasse Unterschrift' erforderlich?

Die Zeiten, in denen man ein Dokument ausdrucken, mit einem Stift unterschreiben und scannen musste, gehen zu Ende. Der US-amerikanische Internal Revenue Service (IRS) erlaubt die Verwendung elektronischer Signaturen, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen.

Die meisten modernen Unternehmen und Plattformen akzeptieren Formulare, die direkt in der PDF-Datei unterzeichnet wurden. Dies kann Ihre handschriftliche Unterschrift oder einfach Ihr in Druckbuchstaben getippter Name im Unterschriftsfeld sein. Unser Service generiert eine PDF-Datei, die diese Funktion vollständig unterstützt.

Was ist sonst noch wichtig zu wissen?

• Verwechseln Sie es nicht mit W-8BEN-E: Wenn Sie als Unternehmen tätig sind, benötigen Sie ein anderes Formular – W-8BEN-E. Es ist viel komplexer.
• Teil II ist der Schlüssel zu Einsparungen: Überspringen Sie nicht den zweiten Teil des Formulars, in dem Sie Steuervorteile aus Abkommen beantragen. Genau dieser Teil ermöglicht es Ihnen, den Steuersatz von 30% auf 0-10% zu senken.
• Senden Sie das Formular nicht an die IRS: Sie stellen das ausgefüllte Formular nur dem Unternehmen zur Verfügung, das Sie bezahlt. Es bewahrt es als Nachweis dafür auf, warum es keine Steuer von Ihnen einbehalten hat.

Wie Sie sehen, ist das Formular W-8BEN keine bürokratische Hürde, sondern ein Standardinstrument, das Ihr Geld schützt. Die Hauptsache ist, es richtig auszufüllen.