Formular W-8BEN-E: Eine schrittweise Anleitung für Ihr Unternehmen

Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen oder Waren an Kunden in den USA erbringt, werden Sie unweigerlich mit der Bitte konfrontiert, das Formular W-8BEN-E auszufüllen. Im Gegensatz zur Kurzversion für Einzelpersonen hat dieses Formular acht Seiten und 30 Teile, was selbst für erfahrene Unternehmer verwirrend sein kann.

Was ist dieses Dokument? Warum ist es so kompliziert und wie füllt man es korrekt aus, um Probleme mit Zahlungen und Steuern zu vermeiden? Dieser Artikel ist Ihr detaillierter Leitfaden durch die Welt des W-8BEN-E. Wir helfen Ihnen, seine Logik zu verstehen und diesen Prozess mit Zuversicht zu meistern.

Das Formular W-8BEN-E ist ein offizielles Dokument des U.S. Internal Revenue Service (IRS), das ausschließlich von juristischen Personen (Unternehmen, Personengesellschaften, Stiftungen) verwendet wird, um ihren Status als nicht-US-amerikanische Steuerzahler zu bescheinigen.

W-8BEN-E: Was ist dieses Formular und warum braucht Ihr Unternehmen es?

Seine Hauptzwecke sind:

• Bestätigung des nicht-US-amerikanischen Status: Sie erklären offiziell, dass Ihr Unternehmen kein US-Steuerinländer ist.
• Inanspruchnahme von Vorteilen aus Steuerabkommen: Dies ist ein entscheidender Punkt. Das Formular ermöglicht es Ihrem Unternehmen, ein Steuerabkommen zwischen Ihrem Land und den USA zu nutzen, um den Steuersatz auf Einkünfte aus US-Quellen zu reduzieren oder vollständig zu eliminieren.
• Einhaltung des FATCA-Gesetzes: Dies ist einer der Gründe für die Komplexität des Formulars, auf den wir später eingehen werden.

Es ist wichtig, es nicht mit dem Formular W-8BEN zu verwechseln, das nur für Einzelpersonen und Selbstständige bestimmt ist. Wenn Sie ein Unternehmen vertreten, ist Ihre Wahl immer W-8BEN-E.

Warum ist das Formular so komplex? Kapitel 3, Kapitel 4 und FATCA

Die Komplexität des Formulars ergibt sich aus der Erfassung von Informationen für zwei verschiedene Steuerregime, was sich in seiner Struktur widerspiegelt: Kapitel-3-Status (beantwortet 'Wer sind Sie?') und Kapitel-4-Status (beantwortet 'Wie ist Ihr Unternehmen mit Finanzen verbunden?'). Der Teil zu Kapitel 4 bezieht sich auf den Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), der darauf abzielt, Steuerhinterziehung zu bekämpfen.

1. Aktives NFFE (Active Non-Financial Foreign Entity)

Dies ist der häufigste Status für Unternehmen, die ein echtes Geschäft betreiben. Ihr Unternehmen ist wahrscheinlich aktiv, wenn mehr als 50 % seiner Bruttoeinkünfte im letzten Jahr aus aktiven Tätigkeiten (Verkauf von Waren, Erbringung von Dienstleistungen) stammten und mehr als 50 % seiner Vermögenswerte für diese aktiven Tätigkeiten verwendet werden. Wenn Ihr Unternehmen ein IT-Outsourcer, eine Marketingagentur, ein E-Commerce-Projekt oder eine Beratungsfirma ist, werden Sie wahrscheinlich diesen Status wählen.

2. Passives NFFE (Passive Non-Financial Foreign Entity)

Ihr Unternehmen gilt als passiv, wenn es die Kriterien für ein aktives Unternehmen nicht erfüllt. Dies bedeutet in der Regel, dass mehr als 50 % seiner Einkünfte aus passiven Quellen stammen, wie z. B. Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren oder Mieteinnahmen.

Investmentholdings oder Unternehmen, die geistiges Eigentum besitzen und keine anderen Tätigkeiten ausüben, fallen oft in diese Kategorie. Wenn Sie diesen Status wählen, müssen Sie möglicherweise Informationen über die letztendlichen US-Eigentümer des Unternehmens bereitstellen.

Wichtige Fragen und Antworten

• Was passiert, wenn ich das Formular nicht einreiche? Wenn Sie Ihrem US-Kunden kein ausgefülltes Formular zur Verfügung stellen, ist dieser verpflichtet, den maximalen Steuersatz von 30 % von all Ihren Rechnungen einzubehalten.
• Wie lange ist das Formular gültig? Es ist in der Regel drei Jahre gültig, beginnend am Ende des Jahres, in dem es unterzeichnet wurde. Ein neues Formular muss früher eingereicht werden, wenn sich Informationen (Name, Adresse, Status) ändern.
• An wen soll ich das ausgefüllte Dokument senden? Nur an Ihren Quellensteueragenten – das heißt, an das US-Unternehmen, das Sie bezahlt. Senden Sie dieses Formular nicht an die IRS.
• Ist eine 'nasse Unterschrift' erforderlich? Nein, sie ist in der Regel nicht erforderlich. Die IRS erlaubt elektronische Signaturen, und Sie können das Dokument in einem PDF-Editor unterzeichnen.

Das Formular W-8BEN-E mag einschüchternd aussehen, aber seine Logik wird klar, sobald Sie die Schlüsselkonzepte verstanden haben. Das korrekte Ausfüllen stellt sicher, dass Ihre finanziellen Beziehungen zu US-Partnern transparent sind und Ihr Einkommen geschützt ist.