Formulär W-8BEN-E: En steg-för-steg-guide för ditt företag

Om ditt företag tillhandahåller tjänster eller säljer varor till kunder i USA kommer du oundvikligen att stöta på en begäran om att fylla i formulär W-8BEN-E. Till skillnad från den korta versionen för enskilda personer har detta formulär åtta sidor och 30 delar, vilket kan vara förvirrande även för erfarna entreprenörer.

Vad är detta dokument? Varför är det så komplicerat, och hur fyller man i det korrekt för att undvika problem med betalningar och skatter? Denna artikel är din detaljerade guide till W-8BEN-E-världen. Vi hjälper dig att förstå dess logik och navigera denna process med självförtroende.

Formulär W-8BEN-E är ett officiellt dokument från USA:s skattemyndighet (IRS) som används uteslutande av juridiska personer (företag, partnerskap, stiftelser) för att intyga sin status som icke-amerikanska skattebetalare.

W-8BEN-E: Vad är detta formulär och varför behöver ditt företag det?

Dess huvudsyften är:

• Att bekräfta icke-amerikansk status: Du deklarerar officiellt att ditt företag inte är skattemässigt bosatt i USA.
• Att begära skatteavtalsförmåner: Detta är en nyckelpunkt. Formuläret gör det möjligt för ditt företag att utnyttja ett skatteavtal mellan ditt land och USA för att minska eller helt eliminera skattesatsen på inkomst från amerikanska källor.
• Att följa FATCA-lagen: Detta är en av anledningarna till formulärets komplexitet, vilket vi kommer att diskutera vidare.

Det är viktigt att inte förväxla det med formulär W-8BEN, som endast är avsett för enskilda personer och egenföretagare. Om du representerar ett företag är ditt val alltid W-8BEN-E.

Varför är formuläret så komplicerat? Kapitel 3, Kapitel 4 och FATCA

Formulärets komplexitet beror på att det samlar in information för två olika skatteregler, vilket återspeglas i dess struktur: Kapitel 3-status (svarar på 'Vem är du?') och Kapitel 4-status (svarar på 'Hur är ditt företag relaterat till finans?'). Kapitel 4-delen avser Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), som syftar till att bekämpa skatteflykt.

1. Aktiv NFFE (Active Non-Financial Foreign Entity)

Detta är den vanligaste statusen för företag som bedriver verklig verksamhet. Ditt företag är sannolikt aktivt om mer än 50% av dess bruttoinkomst för det senaste året kom från aktiv verksamhet (försäljning av varor, tillhandahållande av tjänster) och mer än 50% av dess tillgångar används för denna aktiva verksamhet. Om ditt företag är en IT-outsourcer, marknadsföringsbyrå, e-handelsprojekt eller konsultfirma, kommer du troligen att välja denna status.

2. Passiv NFFE (Passive Non-Financial Foreign Entity)

Ditt företag anses passivt om det inte uppfyller kriterierna för att vara aktivt. Detta innebär vanligtvis att mer än 50% av dess inkomst kommer från passiva källor, såsom utdelningar, räntor, royalties eller hyresintäkter.

Investeringsinnehav eller företag som äger immateriella rättigheter och inte bedriver annan verksamhet faller ofta inom denna kategori. Om du väljer denna status kan du behöva lämna information om företagets yttersta amerikanska ägare.

Viktiga frågor och svar

• Vad händer om jag inte lämnar in formuläret? Om du inte tillhandahåller din amerikanska kund ett ifyllt formulär kommer de att vara skyldiga att hålla inne den maximala skattesatsen på 30% från alla dina fakturor.
• Hur länge är formuläret giltigt? Det är vanligtvis giltigt i tre år, med start från slutet av det år det undertecknades. Ett nytt formulär måste lämnas in tidigare om någon information (namn, adress, status) ändras.
• Vem ska jag skicka det ifyllda dokumentet till? Endast till din källskatteombud—det vill säga, det amerikanska företaget som betalar dig. Skicka inte detta formulär till IRS.
• Krävs en 'våt signatur'? Nej, det krävs vanligtvis inte. IRS tillåter elektroniska signaturer, och du kan underteckna dokumentet i en PDF-redigerare.

Formulär W-8BEN-E kan se skrämmande ut, men dess logik blir tydlig när du förstår nyckelbegreppen. Att fylla i det korrekt säkerställer att dina finansiella relationer med amerikanska partners är transparenta och att din inkomst är skyddad.